Ao escrever e-mail, primeiro comunique, depois explique

Na teoria, todo mundo sabe que o e-mail sobre questões de trabalho precisa ser objetivo, claro e enxuto. Mas, na prática, muita gente se enrola para escrever quando o assunto é um pouquinho mais complexo ou precisa-se explicar alguma coisa. Um típico exemplo disso foi o e-mail que recebi de um escritório de contabilidade tempos atrás. Respire fundo antes de ler, você vai precisar. Lá vai:

 

A MP nº 351/07, divulgada no DOU em 22/1/07, alterou o prazo de recolhimento da GPS do dia 2 para o dia 10 do mês seguinte à competência.

 

O art. 62, § 3º, da Constituição Federal/88 estabelece que as medidas provisórias perderão a eficácia, desde sua edição, caso não sejam convertidas em lei no prazo de 60 dias, prorrogável uma vez por igual período.

 

Como até o momento não foi publicada a conversão da referida MP, e na falta de uma norma que venha a estabelecer novo prazo de vencimento da GPS, vigorarão as disposições anteriores à Medida Provisória, ou seja, o prazo de vencimento do INSS voltará para o dia 2 do mês seguinte ao da competência como determina a legislação (art.216 do Decreto nº 3048/99 e art.94 da IN nº 3/05).

 

Com base no exposto, recomenda-se que as empresas, com base na CF/88 e de maneira preventiva, paguem suas contribuições da competência Maio no dia 2/junho, evitando-se possíveis penalidades caso venham recolher no dia 10 conforme previsão na MP nº 351/07.

 

É bem provável que você tenha ficado confuso com a mensagem. Ou será que nem teve paciência de chegar ao final? Quanto a mim, confesso que o e-mail deixou o Tico e o Teco, meus dois neurônios, à beira de um ataque de nervos. MP, parágrafo da Constituição Federal, DOU… Socorro!

 

Mas sabe o que achei pior? Foi que, depois de ter tido certo trabalho para decifrar siglas e e entender que raios estava acontecendo, encontrei a informação que realmente interessava no último parágrafo, que eu traduzi como “desconsidere o que foi dito anteriormente e continue pagando seu carnê do INSS no mesmo dia de sempre”. 

 

Não é incrível? Tanto detalhe, tanta informação, e no final das contas o mais importante eram as três linhas finais da mensagem. Pensando bem, esse e-mail bem que poderia ser assim:

 

Recomendamos que a contribuição para a Previdência Social (GPS) referente ao mês de maio seja paga no dia 2 de junho.

 

Embora esteja tramitando no Congresso Nacional uma Medida Provisória que altera a data desse recolhimento do dia 2 para o dia 10, ela até agora não foi convertida em lei. Assim, permanece, por enquanto, a data atual.

 

Que tal agora? O e-mail melhorou um bocado, não? Observe que a informação mais importante para quem recebe, que é o que fazer, já vai logo no começo da mensagem. Em segundo lugar ficou toda aquela explicação, o por que fazer, mas bem resumida, sem detalhes que só servem para confundir e desviar o foco do que realmente interessa.

 

Entende agora o que quero dizer como “primeiro comunique, depois explique”? Então observe essas dicas:

 

1. Antes de começar a escrever um e-mail, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça?”. Inicie seu e-mail com a informação que levará o leitor a fazer o que você deseja.

 

2. Deixe as explicações ou justificativas para segundo plano. Seja sintético, ou seja, procure explicar-se resumidamente, sem entrar em muitos detalhes. Escreva o que é essencial e da maneira mais simplificada possível.

 

3. Evite o uso de termos técnicos, expressões ou siglas que podem não ser conhecidos pelo destinatário da mensagem. Caso seja necessário usá-los, explique o que significam.

 

Lembre-se de que vivemos em um mundo globalizado que gira em alta velocidade. A agilidade na troca de informações tem de acompanhar esse ritmo, e por isso as mensagens devem ser objetivas, claras e precisas. Se o e-mail é longo ou confuso, quem o recebe não entende direito e manda uma pergunta, e aí você manda uma resposta…. E enquanto se fica nesse pingue-pongue, nada acontece.

 

Veja também um curso sobre este tema

Curso “Como roteirizar apresentações em PowerPoint

Ter habilidade para realizar apresentações corporativas é importante para qualquer profissional que faz carreira em uma empresa, seja na área comercial, administrativa, técnica ou financeira. Nem todas as pessoas, porém, possuem o devido preparo para isso. Sem conhecer técnicas de comunicação e organização da informação, correm o risco de fazer apresentações pouco objetivas, maçantes e confusas, que não geram os resultados esperados.

Objetivo do workshop
Transmitir um método e parâmetros para a criação de apresentações “vendedoras”, objetivas e sucintas, que despertem o interesse do público, facilitem a compreensão do conteúdo e deixem uma mensagem clara.

Público-alvo
Profissionais corporativos ou autônomos que necessitam apresentar produtos e/ou projetos a clientes internos ou externos.

Conteúdo
* A apresentação como fenômeno de comunicação
* Mapeamento do universo de informações – O assunto da apresentação traz consigo todo um universo de informações que deve ser devidamente mapeado
* Identificação do público – Como adequar a mensagem ao público. Se você falar o que o seu ouvinte deseja ou precisa ouvir, conseguirá a atenção dele
* Definição do “gancho” – O recurso utilizado pelos profissionais de comunicação para despertar o interesse do público
* Definição do conteúdo – Como selecionar as informações realmente relevantes, levando em conta o perfil do público e o gancho escolhido
* Estrutura da apresentação – Criando um roteiro eficiente, que ajude o público a acompanhar a apresentação e facilite a retenção do conteúdo
* Cuidados com a fala – Evitando erros que comprometem a imagem do apresentador
* Criação do suporte visual – Critérios para o uso adequado do PowerPoint, focalizando quantidade de slides, volume de texto, design do slide, emprego de imagens, animações e outros recursos da ferramenta

Duração:

8 horas

Número máximo de participantes: 30

Metodologia
A oficina tem uma parte expositiva e uma parte prática, na qual os participantes aplicam as técnicas ensinadas, fazem uma “apresentação relâmpago” e recebem imediato feedback da instrutora.

 

 

 

 

 

 

Por que, por quê, porque ou porquê?

Essa nossa língua portuguesa é mesmo cheia de sutilezas… Imagine só, quatro maneiras diferentes de escrever a mesma coisa! É nessas horas que a gente fica com inveja de quem fala inglês e só precisa usar duas palavras (aliás, bem diferentes) para a maioria das situações: why e because. Simples! Mas nós, que falamos o idioma de Camões, temos que entender essa barafúrdia. Bem, vamos lá.

 

1. Usa-se “por que”:

a. Nas perguntas: 

Por que você não me ligou ontem?

Por que razão eu deveria reconsiderar?

Por que é melhor vender a prazo do que à vista?

Por que você quer saber?

 

b. Sempre que ele puder ser substituído pelas expressões “pelo qual”, “o motivo pelo qual” e “a razão pela qual”:

Não sabemos por que (o motivo pelo qual) ela faltou ao trabalho hoje..

Gostaria de saber por que (a razão pela qual) estamos atrasados.

Eis por que (o motivo pelo qual) eu não pude vir ontem.

Não sabemos a justificativa por que (pela qual) o pedido foi recusado.

A causa por que (pela qual) lutamos é justa.

As alternativas por que (pelas quais) optamos são inviáveis.

 

 

2. Usa-se “por quê”:

Quando o “por que” estiver no final da frase. Exemplos:

Não haverá reunião por quê?

As coisas não saíram como previ, não sei por quê.

Estamos fora da concorrência e nem imaginamos por quê.

 

Dica: na linguagem falada, o uso do “por quê” no final da frase é bastante comum. Já na linguagem escrita, é recomendável não usar essa forma nas perguntas, pois ela soa de forma agressiva. Sinta a diferença:

Você não pode vir à reunião por quê?

Por que você não pode vir à reunião?

 

 

3. Usa-se “porque”:

Quando ele for equivalente a “pois” ou “pelo fato de que”:

Adiamos o encontro porque (pois) surgiu um imprevisto.

Porque (pelo fato de que) o dólar subiu, tivemos de reajustar os preços.

A empresa trocou de fornecedor porque (pois) precisava de mais agilidade.

 

 

4. Usa-se porquê

Quando ele tiver a função de substantivo e puder ser substituído por “motivo”, “causa” ou “razão”:

Ainda não entendo o porquê (o motivo) da sua decisão.

Convocamos uma reunião para que o departamento jurídico explique os seus porquês (as suas razões).

O porquê (a causa) desse mal-entendido terá de ser esclarecido.

 

Sou capaz de apostar que você vai esquecer da maioria dessas regras assim que clicar no próximo link… E não o culpo por isso, elas são meio encardidas mesmo. Mas se você ficar em dúvida quando tiver de usar por que & Cia, corra aqui, ok?