Otimize sua comunicação por e-mail

Você faz idéia do tempo que passa enviando e respondendo e-mails em um dia comum de trabalho? Eu não me surpreenderia que seja um bom par de horas, ou ainda mais. A troca de mensagens por correio eletrônico é realmente importante para a maioria dos profissionais, o que justifica otimizar essa forma de comunicação – ou seja, torná-la mais eficiente e produtiva.

 

Uma prática que muito contribui para isso é ir direto ao ponto. Ao iniciar a redação de um e-mail, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça ou saiba?”. Inicie então o e-mail com a informação que levará o leitor a fazer ou saber o que você deseja.

 

Vamos usar um exemplo para deixar a dica mais clara. Suponha que você tenha identificado alguns problemas em uma rotina de trabalho de seu departamento e pretenda propor ao seu gestor mudanças no processo. Como a maioria das pessoas, você talvez inicie a mensagem dizendo que encontrou x problemas, em seguida os descreva minuciosamente e por último diga algo como “para evitar esses problemas, proponho que mudemos isso, aquilo, aquilo outro e etc.”. Do ponto de vista da lógica, não há nada de errado com esse e-mail. Mas é possível que seu chefe, quando começar a ler todos aqueles desagradáveis problemas, resolva continuar a leitura mais tarde – no fim do dia, no dia seguinte ou sabe lá quando.

 

Agora, imagine iniciar o e-mail com algo do tipo “para melhorar a produtividade em nosso departamento, proponho as seguintes mudanças no processo tal” e seguir com a descrição das mudanças, deixando por último os problemas que as justificam. Não seria muito melhor? Seu gestor saberia logo de cara as mudanças que você propõe – que, afinal de contas, é o que você realmente deseja que ele saiba. E como você já foi direto ao ponto, pode até ser que ele dispense a leitura dos desagradáveis problemas que justificam as propostas, o que lhe poupará um tempo precioso. 

 

Entendeu o “espírito da coisa”? Se você deseja propor mudanças, primeiro fale sobre elas e depois as justifique. Se quer expressar um ponto de vista sobre determinado assunto, comece pelo ponto de vista e depois diga por que pensa assim. Se deseja dar uma instrução a alguém, comece pela instrução e depois dê as justificativas necessárias. Ou seja, primeiro comunique, depois explique. Com essa estratégia, você coloca em primeiro plano o resultado que deseja obter e comunica de forma mais objetiva e eficiente.

 

Só mais uma coisa: de nada adianta ir direto ao ponto e escrever de modo confuso ou descuidado. É fundamental revisar o e-mail antes de mandá-lo, para certificar-se de que o texto está claro e não contém erros de português. Seria uma pena que suas idéias não fossem bem compreendidas ou que sua imagem de bom profissional fosse arranhada por causa de um e-mail mal escrito, não é? Aqui vão alguns pontos que merecem atenção:

 

·         Pontue adequadamente o texto. A falta de pontos e vírgulas pode distorcer o sentido de uma frase ou levar o leitor a entender algo diferente do que você quis dizer.

·         Evite abreviações e jargões usados na internet, como vc, []s, tb, flw, naum etc. As relações profissionais requerem um mínimo de formalismo.

·         Cuidado com os erros de ortografia! Se não tiver certeza de como se escreve uma palavra, procure-a no dicionário. Escrever errado é uma das coisas que mais comprometem a imagem de um profissional.

 

 

Observe que para otimizar sua comunicação por e-mail é preciso preocupar-se com o leitor e procurar sempre facilitar as coisas para ele. Não espere que os outros se esforcem para compreender o que você escreve: esforce-se você para ser compreendido. O maior beneficiado será você mesmo, pois com isso suas mensagens poderão gerar resultados mais rapidamente. Agora, se os outros não têm a mesma preocupação com relação a você… Pior para eles, pois não serão reconhecidos como profissionais com habilidade para comunicar-se.

(Este artigo foi publicado na revista Ser Mais, edição de novembro)