Não me surpreende que o uso inadequado do campo assunto esteja no topo da lista dos 10 erros mais comuns em e-mails segundo estudo feito nos Estados Unidos (abaixo, link para o post com o estudo completo). Pelo que observo no dia a dia, muitas pessoas parecem ignorar a importância do que se digita nesse campo.
Vamos partir do seguinte princípio: aquilo que você escreve no campo assunto influencia o destinatário a abrir (ou não) seu e-mail. Assim, as palavras que você colocar ali devem dar uma ideia clara sobre o conteúdo da mensagem, sua importância e grau de prioridade – e é justamente nesses pontos que muita gente escorrega. Alguns exemplos colhidos de minha própria caixa postal:
“Publicação no GPN” – Esse foi o assunto de uma mensagem que recebi de um remetente desconhecido. Pensei que se tratasse de uma propaganda por pouco não mandei o e-mail para a lixeira, mas uma força sobrenatural me fez abri-lo. Ainda bem: tratava-se do pedido do editor de um portal que desejava publicar meus artigos. E eu lá sabia que GPN era nome de portal! Agora, imagine se esse editor tivesse escrito um assunto mais claro e preciso, sem siglas desconhecidas, algo como “Interesse em publicar seus artigos”: teria sido melhor, não?
“Novos lançamentos” – Assim é que uma corretora de imóveis costuma identificar as mensagens que manda de tempos em tempos. São e-mails sobre apartamentos de tamanhos diversos em vários bairros de São Paulo, que ela envia, naturalmente, com o objetivo de captar interessados em comprar imóveis. Imagino que use esse assunto genérico na esperança de que o destinatário abra o e-mail para saber qual é o lançamento. Mas não é assim que as coisas funcionam: mensagens com assuntos vagos, sem uma informação com a qual o destinatário se identifique, correm o risco de passar despercebidas. Já se a corretora colocasse um assunto como “3 dormitórios na Saúde” ou “Lançamento escritórios Moema”, certamente chamaria mais a atenção dos potenciais interessados em imóveis com essas características, levando-os a abrir o e-mail.
“Reunião” – Foi o assunto escrito por um cliente que desejava marcar uma reunião comigo. Respondi o e-mail e fizemos a reunião. Dias depois, recebi outro e-mail dele, “Res: reunião”, ou seja, uma resposta da minha resposta, em que ele me enviava um arquivo. Respondi o e-mail para agradecer o arquivo. Mais alguns dias se passaram e recebi do cliente o e-mail “Res:res: reunião”, dessa vez para fazer uma pergunta. E assim continuou nossa correspondência: para não ter que digitar meu endereço de e-mail, ele abria minha mais recente mensagem em sua caixa postal e a respondia. A certa altura, eu já estava com sete e-mails “Res: res: reunião”, que falavam de tudo que é assunto, menos de reunião! O histórico de conversação com esse cliente, como você pode imaginar, tornava um tanto difícil localizar o e-mail em que o documento foi mandado, ou o em que a pergunta foi feita, ou o em que a pergunta foi respondida… Um horror. Tudo bem aproveitar o e-mail que alguém nos mandou para não ter que digitar seu endereço, mas é fundamental mudar o que está escrito no campo assunto, para que ele informe o conteúdo da nova mensagem.
Para concluir: não subestime a importância do assunto. Ele deve informar com clareza e precisão o conteúdo da mensagem, para destacá-la das outras dezenas de mensagens que chegam à caixa postal do destinatário todos os dias. O campo assunto bem preenchido pode tornar sua comunicação por e-mail mais dinâmica e eficaz.
Leia o post original desta série: Os dez erros mais comuns em e-mails
