Em quarto lugar no ranking* dos erros mais comuns em e-mails está o envio de cópias (o famoso “Cc”) sem necessidade, uma praga que infesta o correio eletrônico das empresas. Por conta disso, nossa caixa postal vive cheia de “e-mails kiko”, aqueles que a gente começa a ler e pergunta: “kiko tenho a ver com isso?”
Por trás de um e-mail com cópia para todo mundo, encontramos motivações do tipo:
Quero aparecer – Copia o e-mail para o maior número possível de pessoas saberem o que ele está fazendo
Não quero me comprometer – Manda e-mail com cópia pra todo mundo, para depois ninguém dizer que ele não avisou o que ia acontecer.
Estou na dúvida – Não sabe ao certo quem mais deve estar a par do assunto do e-mail, e na dúvida copia para todo mundo.
Para evitar que seus e-mails vão parar na caixa postal de quem não tem nada a ver com a história e que você seja considerado um e-mala, tenha em mente o seguinte critério: mensagens só devem ser copiadas para pessoas diretamente envolvidas no assunto e que precisam tomar conhecimento do que está acontecendo. Vamos a alguns exemplos:
Assunto: Mudança no atendimento de sua conta
De: Gerente de vendas
Para: Cliente
Cc: Vendedor
Caro Cliente, é com satisfação que informo que o Vendedor assume, a partir de agora, o atendimento de sua conta em nossa empresa. Estou certo de que ele lhe dará assistência com o mesmo padrão de qualidade a que você está acostumado (…)
O gerente de vendas age corretamente em copiar a mensagem a seu vendedor, que assim recebe o sinal verde para entrar em contato com o cliente.
Assunto: Convocação para efetivação
De: Recursos Humanos
Para: Estagiários A e B
Cc: Chefe dos estagiários
Prezados, solicitamos sua presença em nosso setor na próxima segunda-feira, às 9:00h, para iniciarmos seu processo de efetivação na empresa (…)
Ao receber cópia da mensagem do setor de Recusos Humanos, o chefe dos estagiários é colocado a par do andamento da contratação deles.
Assunto: Autorização para final de semana
De: Engenheiro de manutenção
Para: Chefe da segurança
Cc: Funcionário A, Funcionário B e Funcionário C
Prezado Chefe da Segurança
Solicito autorização de ingresso na fábrica neste final de semana para os funcionários abaixo, que farão a manutenção de equipamentos dos setores Alfa e Beta (…)
Funcionário A
Funcionário B
Funcionário C
Ao copiar a mensagem para seus funcionários, o engenheiro de manutenção deixa-os cientes de que está sendo providenciada a autorização para seu trabalho no final de semana.
Assunto: Relatórios de faturamento
De: Analista Financeiro
Para: Gerente de Vendas
Cc: Assessor do Analista Financeiro
Olá, Gerente de Vendas
Estou preparando uma apresentação para a diretoria e preciso de todos os relatórios de faturamento de seu setor nos últimos 36 meses. Você pode, por favor, disponibilizar esse material para mim até quinta-feira? Meu assessor passará por aí na quinta à tarde para buscar os documentos (…)
Com uma só mensagem, o analista financeiro solicita os documentos ao gerente de vendas e lembra seu assessor de buscá-los.
Assunto: Congratulações por desempenho
De: Gerente
Para: Colaborador
Cc: Diretor
Caro Colaborador,
Você está de parabéns pelo ótimo desempenho apresentado este mês. O volume de negócios que você realizou fez a diferença, permitindo à nossa equipe superar as metas de vendas em 7%. Estou orgulhoso e também muito grato por sua dedicação (…)
Copiado na mensagem enviada pelo gerente, o diretor toma ciência do ótimo desempenho de um colaborador de sua equipe.
Da próxima vez que enviar uma mensagem com cópia para alguém, pergunte a si mesmo: essa pessoa terá que tomar alguma providência com relação ao assunto? Será afetada pelo assunto? Precisa saber do que está acontecendo? Seja mais criterioso no envio de cópias: quanto menos gente receber seus e-mails, menos retornos você terá que administrar. No final das contas, o beneficiado será você mesmo.
(*) Pesquisa realizada pela Sterling Consulting, dos EUA. Veja o post que originou a série “Os 10 erros mais comuns em e-mails”.
