A diferença entre apresentação e palestra

É bastante comum, nos cursos abertos que dou, que um ou outro aluno confunda palestra e apresentação. Ele se inscreve para o curso que ensina a roteirizar palestras, mas na verdade precisa aprender a roteirizar uma apresentação – e vice-versa. E você, como diferencia uma coisa da outra? Bem, antes que se inscreva para o curso errado (rsrs), veja aqui a distinção entre os dois conceitos.

 

Comecemos pela palestra, palavra com origem na Grécia e na Roma de antes de Cristo. Para os gregos, “palaístra” era um local para lutas esportivas; para os romanos, “palaestra” era uma escola na qual, entre outras coisas, praticava-se oratória. É por causa dessa origem que palestra, em alguns dicionários, aparece com dois significados: um é ginásio; o outro, troca de idéias, conferência, conversa.

 

Se formos fiéis à origem da palavra, palestrar é o ato de discursar, discorrer sobre um assunto ou expor um ponto de vista. As pessoas dão palestras para transmitir suas idéias, conhecimentos ou vivências ao público – ou seja, expressar-se sobre o que está “dentro” delas, pertence a elas.

 

Já na apresentação, as pessoas falam de uma instituição, projeto ou produto, ou seja, de um assunto “externo” a elas, com o objetivo de tornar conhecido algo que o público desconhece. Um dos significados dados pelo dicionário Houaiss à palavra “apresentar” é, aliás, “exibir (algo) publicamente com intuito de divulgação, venda etc.; mostrar”.

 

Percebe a diferença? Se você é um psicólogo que pretende falar sobre como lidar com crianças rebeldes, ou um gestor de que deseja transmitir técnicas de administração aos seus colaboradores, você dará uma palestra. Agora, se é um vendedor que irá mostrar as características de um produto em uma exposição, ou um consultor que irá mostrar um projeto a clientes, você fará uma apresentação.

Leia também: dicas para boas apresentações corporativas, cuidados no uso do PowerPoint e dicas para montar uma palestra

Três dicas para uma boa apresentação corporativa

Compartilho com vocês a resposta dada a um leitor deste blog, que me enviou um e-mail com a seguinte pergunta: “Se você tivesse que escolher as três principais dicas de seu curso sobre como montar apresentações, quais seriam?” Isso é que é ir direto ao ponto, heim? Bem, espero que as supersintéticas dicas a seguir tenham sido úteis para o leitor e sejam para você também. Aí vão elas:

 

1. A boa apresentação é aquela que mostra o produto/serviço segundo os interesses e necessidades do público-alvo. Ao preparar uma apresentação, faça a si mesmo perguntas como: “Quais são os benefícios que meu produto oferece a esse público? O que torna o produto atraente para essas pessoas? Que mudanças ou possibilidades o produto agrega à vida delas?” Ao responder essas perguntas, você estará listando as “boas notícias” que tem a dar para seu público: coloque-as logo no início da apresentação.

 

2. Faça uma apresentação rápida, com algo entre 10 e 20 minutos (depende da quantidade de informação que tiver para dar). Selecione as informações realmente importantes, que complementam ou explicam as “boas notícias” que você deu no começo. Não adianta querer dar muita informação, as pessoas não guardam. Considere que a função da apresentação é despertar o interesse sobre o produto e motivar o público a saber mais. O melhor sinal de que você “atingiu o alvo” é que as pessoas tenham perguntas depois que a apresentação terminar.

 

3. A função do suporte visual (Powerpoint) é projetar imagens, fotos, gráficos ou demais informações visuais, para ajudar as pessoas a entenderem o que você fala. Não encha seus slides de textos e jamais fique lendo a tela para o público, isso torna a apresentação monótona. Você deve dominar plenamente o conteúdo que irá apresentar e não precisar ler slides. Na maior parte do tempo, fale olhando para a platéia e mantenha contato visual com as pessoas.

Apresentações em PowerPoint: use com moderação

Indiscutivelmente, ferramentas do tipo PowerPoint são presença obrigatória em apresentações corporativas. Servem de guia para o apresentador, exibem elementos informativos e facilitam a compreensão do público – além, é claro, de proporcionar uma certa sofisticação ao evento. E são tantos os recursos e efeitos especiais, não? Dá até para fazer uma superprodução…

 

… Mas é aí que mora o perigo. Slides digitais, assim como o papel, aceitam qualquer coisa. E o que se vê, muitas vezes, são apresentações com slides em excesso, tão emperequetados e carregados de informação que acabam entediando ou confundindo o público.

 

É preciso ter bom senso e critérios para utilizar a ferramenta, para que ela cumpra o papel de informar e causar boa impressão sobre o que está sendo apresentado. Aqui vão alguns princípios básicos que poderão ajudá-lo a fazer uma apresentação adequada ao meio corporativo. 

 

Seja o protagonista

Há pessoas que fazem do PowerPoint uma espécie de muleta: colocam nos slides o texto da apresentação e passam o tempo todo lendo a tela. Isso pode até ser muito cômodo, mas compromete a imagem do apresentador, pois dá a impressão de que ele não se preparou ou não domina suficientemente o assunto para falar sem precisar ler. Tenha em mente, portanto, que foco de atenção do público deve ser você, não a tela. Use os slides como apoio e esteja com o texto na ponta da língua.

 

Quantidade de slides

Para ter uma idéia de quantos slides fazer para sua apresentação, divida o tempo de duração pretendido por 2. Com isso, uma apresentação programada para 20 minutos teria 10 slides, ou seja, um slide a cada 2 minutos. Essa não é uma regra, mas um critério razoável e que serve de parâmetro para uma apresentação profissional. Admite-se usar o divisor 1 em apresentações muito curtas – 5 minutos, 5 slides. Pode-se também usar divisores maiores, como 3 ou 4, dependendo do assunto a ser exposto.

 

Imagens

Tire proveito do que o PowerPoint faz de melhor: exibir imagens. Elementos visuais como ilustrações, gráficos e fotos ajudam o público a assimilar o conteúdo e enriquecem a apresentação. Mas atenção: não use imagens só para enfeitar, e sim para informar. As imagens devem também ser de boa qualidade, nítidas, com todas as partes bem visíveis e de cores contrastantes.

 

Volume de texto

O público tende a ler tudo que é projetado na tela: se você exibir um texto longo ou vários pequenos textos ao mesmo tempo, as pessoas ficarão lendo enquanto você fala. Portanto, faça slides com o mínimo de texto possível, para destacar as informações importantes ou os tópicos que serão abordados. Procure usar palavras-chaves em vez de frases completas.

 

Para ter uma noção da quantidade de texto, use o seguinte parâmetro: 6 linhas de texto por slide, 6 palavras por linha. Use recursos de animação para fazer as linhas surgirem gradualmente, ao seu comando, conforme você abordar o assunto que corresponde a elas. Escolha um recurso de animação discreto.

 

Naturalmente, o texto de sua apresentação deve estar impecável, com acentuação, ortografia, concordâncias verbal e nominal, conjugação verbal e outros aspectos gramaticais rigorosamente corretos. Peça ajuda de um revisor, se necessário.

 

Tipos e tamanhos de letras

Evite tipos de letras rebuscados, inclinados e serifados (serifas são os “pés”, “orelhas” e “caudas” típicos das letras usadas em revistas e jornais). Dê preferência aos mais limpos e uniformes como Verdana, Tahoma ou Arial.

 

Quanto aos tamanhos, utilize no mínimo o corpo 20 – menos do que isso já pode comprometer a visibilidade do texto. Padronize os tamanhos usados para títulos e textos do corpo do slide.

 

Planos de fundo

Escolha um plano de fundo que não “brigue”com o texto nem dificulte a leitura. Fuja dos texturizados ou enfeitados, com bolhas, folhas, listras etc. Considere que plano de fundo é um cenário para sua apresentação: portanto, deve ser compatível com o assunto tratado.

 

Uma escolha segura são os fundos de cores matizadas ou degradê, que são neutros e facilitam a leitura. Lembre-se de que cores claras (branco, bege, tons pastéis) combinam com assuntos leves, alegres; cores escuras (preto, marinho, vinho, verde esmeralda) combinam com assuntos mais sérios.

 

Animações

Seja conservador. Slides com muita coisa aparecendo, sumindo, rolando e piscando podem distrair o ouvinte, além de parecer “pirotécnicos” demais. Use animações para destacar uma palavra, para fazer o texto aparecer no momento certo, para criar um “tchan”.

Veja também o artigo “Surpreenda o público de suas apresentações” ; um curso sobre o assunto

Curso “Como roteirizar apresentações em PowerPoint

Ter habilidade para realizar apresentações corporativas é importante para qualquer profissional que faz carreira em uma empresa, seja na área comercial, administrativa, técnica ou financeira. Nem todas as pessoas, porém, possuem o devido preparo para isso. Sem conhecer técnicas de comunicação e organização da informação, correm o risco de fazer apresentações pouco objetivas, maçantes e confusas, que não geram os resultados esperados.

Objetivo do workshop
Transmitir um método e parâmetros para a criação de apresentações “vendedoras”, objetivas e sucintas, que despertem o interesse do público, facilitem a compreensão do conteúdo e deixem uma mensagem clara.

Público-alvo
Profissionais corporativos ou autônomos que necessitam apresentar produtos e/ou projetos a clientes internos ou externos.

Conteúdo
* A apresentação como fenômeno de comunicação
* Mapeamento do universo de informações – O assunto da apresentação traz consigo todo um universo de informações que deve ser devidamente mapeado
* Identificação do público – Como adequar a mensagem ao público. Se você falar o que o seu ouvinte deseja ou precisa ouvir, conseguirá a atenção dele
* Definição do “gancho” – O recurso utilizado pelos profissionais de comunicação para despertar o interesse do público
* Definição do conteúdo – Como selecionar as informações realmente relevantes, levando em conta o perfil do público e o gancho escolhido
* Estrutura da apresentação – Criando um roteiro eficiente, que ajude o público a acompanhar a apresentação e facilite a retenção do conteúdo
* Cuidados com a fala – Evitando erros que comprometem a imagem do apresentador
* Criação do suporte visual – Critérios para o uso adequado do PowerPoint, focalizando quantidade de slides, volume de texto, design do slide, emprego de imagens, animações e outros recursos da ferramenta

Duração:

8 horas

Número máximo de participantes: 30

Metodologia
A oficina tem uma parte expositiva e uma parte prática, na qual os participantes aplicam as técnicas ensinadas, fazem uma “apresentação relâmpago” e recebem imediato feedback da instrutora.

 

 

 

 

 

 

Surpreenda o público de suas apresentações

Aqui entre nós: ninguém fica muito empolgado quando recebe o convite para assistir à apresentação de um projeto ou produto, não é? Para falar a verdade, muitas pessoas têm até uma expectativa negativa para esses eventos, pois temem que a apresentação seja longa, entediante ou simples perda de tempo.

Se você é um dos muitos profissionais que usam apresentações corporativas como ferramenta de trabalho, vire o jogo: surpreenda seu público! Faça uma apresentação rápida, objetiva, que vá diretamente ao ponto e cative a atenção da audiência. Mas como?

O segredo é focar o que interessa ao público. Isso parece o óbvio, mas é o tipo de óbvio que ninguém põe em prática…

O que mais se vê são apresentações padronizadas, que começam falando da empresa, depois mostram toda sua linha de produtos, depois abordam modelos de negócio, cases de clientes e blá blá blá. Enquanto isso, na tela do Powerpoint, desfilam slides repletos de números, tabelas, gráficos e textos, tanta coisa que deixa o público zonzo.

Com freqüência, essas apresentações têm de terminar às pressas, ou porque estouraram o tempo previsto ou porque o apresentador percebe a impaciência da audiência e resolve antecipar a parte das perguntas. E o resultado final, infelizmente, nem sempre é a venda de um produto, um projeto ou uma idéia, que era o objetivo do apresentador.

Agora, imagine se você começasse sua apresentação dizendo exatamente o que seu público quer ouvir. Se em vez de enchê-lo de informações, você focasse aquilo que realmente interessa a ele. Imagine se a apresentação tivesse slides mais limpos e informativos, fosse rápida e deixasse as pessoas interessadas em obter mais detalhes. Não seria muito melhor?

O que esse tipo de apresentação tem de diferente é muito simples: ela foi concebida segundo critérios e técnicas de comunicação. Comunicação, como a própria palavra sugere, é tornar algo comum e provocar uma ação. Sua base está na percepção dos interesses e necessidades das pessoas a quem dirigimos nossa mensagem.

Da próxima vez que você preparar uma apresentação, coloque-se no lugar do público e questione-se: O que ele precisa saber? O que lhe interessa saber? Uma vez que descubra a resposta, não tenha dúvida de que é por aí que deve iniciar seu trabalho. Deixe de lado aquele discurso padronizado e fale o que as pessoas anseiam ouvir. Aposto que o resultado será muito melhor.

Palestra “Como organizar as idéias para uma comunicação objetiva”

Escrever textos e preparar apresentações são tarefas cada vez mais freqüentes no dia-a-dia de qualquer profissional. Apesar disso, as pessoas geralmente encontram dificuldades em executá-las: ficam em dúvida sobre o que dizer, por onde começar, quais são as informações mais importantes ou como organizá-las.

Objetivo

Transmitir critérios que facilitem a prévia organização das idéias, possibilitando uma comunicação objetiva, precisa e rápida. São critérios que podem ser aplicados nas mais diversas situações do trabalho como a redação de um e-mail, o planejamento de uma apresentação corporativa ou até mesmo a participação em uma reunião de negócios.

 

Público-alvo
Profissionais de todos os níveis e áreas das empresas que desejam aprimorar sua comunicação com clientes externos e internos, fornecedores e parceiros.

 

Conteúdo
* Fatores que dificultam a comunicação objetiva: excesso de informação, modelo mental pessoal e “despercepção do outro”
* Princípios básicos da comunicação
* O método do funil para organizar informações
* Como ser objetivo em e-mails, relatórios e apresentações

Duração: 70 minutos

 

Leia também um artigo sobre este tema:
Ao escrever e-mail, primeiro comunique, depois explique

Palestra “Como criar apresentações vendedoras”

Ter habilidade para realizar apresentações corporativas é importante para qualquer profissional que faz carreira em uma empresa, seja na área comercial, administrativa, técnica ou financeira. Nem todas as pessoas, porém, possuem o devido preparo para isso. Sem conhecer técnicas de comunicação e organização da informação, correm o risco de fazer apresentações pouco objetivas, maçantes e confusas, que não geram os resultados esperados.

 

Objetivo

Transmitir um método e parâmetros para a criação de apresentações “vendedoras”, objetivas e sucintas, que despertem o interesse do público, facilitem a compreensão do conteúdo e deixem uma mensagem clara.

 

Público-alvo

Profissionais corporativos ou autônomos que necessitam apresentar produtos e/ou projetos a clientes internos ou externos.

 

 

Conteúdo

·         Princípios básicos da comunicação

·         O desafio de conquistar a atenção do ouvinte em um mundo que gera tanta informação

·         O método do funil para o planejamento da apresentação

·         Cuidados com a fala – evitando erros que comprometem a imagem do apresentador

·         O uso adequado do PowerPoint – postura do apresentador, finalidade do suporte visual, quantidade de slides, volume de texto e emprego dos recursos da ferramenta

 

Duração: 90 minutos