Para quem copiar e-mails?

Em quarto lugar no ranking* dos erros mais comuns em e-mails está o envio de cópias (o famoso “Cc”) sem necessidade, uma praga que infesta o correio eletrônico das empresas. Por conta disso, nossa caixa postal vive cheia de “e-mails kiko”, aqueles que a gente começa a ler e pergunta: “kiko tenho a ver com isso?”

Por trás de um e-mail com cópia para todo mundo, encontramos motivações do tipo:

Quero aparecer – Copia o e-mail para o maior número possível de pessoas saberem o que ele está fazendo

Não quero me comprometer – Manda e-mail com cópia pra todo mundo, para depois ninguém dizer que ele não avisou o que ia acontecer.

Estou na dúvida – Não sabe ao certo quem mais deve estar a par do assunto do e-mail, e na dúvida copia para todo mundo.

Para evitar que seus e-mails vão parar na caixa postal de quem não tem nada a ver com a história e que você seja considerado um e-mala, tenha em mente o seguinte critério: mensagens só devem ser copiadas para pessoas diretamente envolvidas no assunto e que precisam tomar conhecimento do que está acontecendo. Vamos a alguns exemplos:

Assunto: Mudança no atendimento de sua conta
De: Gerente de vendas
Para: Cliente
Cc: Vendedor

Caro Cliente, é com satisfação que informo que o Vendedor assume, a partir de agora, o atendimento de sua conta em nossa empresa. Estou certo de que ele lhe dará assistência com o mesmo padrão de qualidade a que você está acostumado (…)

O gerente de vendas age corretamente em copiar a mensagem a seu vendedor, que assim recebe o sinal verde para entrar em contato com o cliente.

Assunto: Convocação para efetivação
De: Recursos Humanos
Para: Estagiários A e B
Cc: Chefe dos estagiários

Prezados, solicitamos sua presença em nosso setor na próxima segunda-feira, às 9:00h, para iniciarmos seu processo de efetivação na empresa (…) 

Ao receber cópia da mensagem do setor de Recusos Humanos, o chefe dos estagiários é colocado a par do andamento da contratação deles.

Assunto: Autorização para final de semana
De: Engenheiro de manutenção
Para: Chefe da segurança
Cc: Funcionário A, Funcionário B e Funcionário C

Prezado Chefe da Segurança

Solicito autorização de ingresso na fábrica neste final de semana para os funcionários abaixo, que farão a manutenção de equipamentos dos setores Alfa e Beta (…)

Funcionário A
Funcionário B
Funcionário C

Ao copiar a mensagem para seus funcionários, o engenheiro de manutenção deixa-os cientes de que está sendo providenciada a autorização para seu trabalho no final de semana.

Assunto: Relatórios de faturamento
De: Analista Financeiro
Para: Gerente de Vendas
Cc: Assessor do Analista Financeiro

Olá, Gerente de Vendas

 Estou preparando uma apresentação para a diretoria e preciso de todos os relatórios de faturamento de seu setor nos últimos 36 meses. Você pode, por favor, disponibilizar esse material para mim até quinta-feira? Meu assessor passará por aí na quinta à tarde para buscar os documentos (…)

Com uma só mensagem, o analista financeiro solicita os documentos ao gerente de vendas e lembra seu assessor de buscá-los.

Assunto: Congratulações por desempenho
De: Gerente
Para: Colaborador
Cc: Diretor

Caro Colaborador,

 Você está de parabéns pelo ótimo desempenho apresentado este mês. O volume de negócios que você realizou fez a diferença, permitindo à nossa equipe superar as metas de vendas em 7%. Estou orgulhoso e também muito grato por sua dedicação (…)

Copiado na mensagem enviada pelo gerente, o diretor toma ciência do ótimo desempenho de um colaborador de sua equipe.  

Da próxima vez que enviar uma mensagem com cópia para alguém, pergunte a si mesmo: essa pessoa terá que tomar alguma providência com relação ao assunto? Será afetada pelo assunto? Precisa saber do que está acontecendo? Seja mais criterioso no envio de cópias: quanto menos gente receber seus e-mails, menos retornos você terá que administrar. No final das contas, o beneficiado será você mesmo.  

(*) Pesquisa realizada pela Sterling Consulting, dos EUA. Veja o post que originou a série “Os 10 erros mais comuns em e-mails”.

Uso de abreviações (erros comuns em e-mails)

O uso de palavras e expressões abreviadas aparece em terceiro lugar no ranking dos 10 erros mais comuns em e-mails segundo estudo de uma consultoria americana*.

Imagino que alguns leitores, especialmente os mais jovens, estejam indignados com o fato de que abreviar seja considerado errado, mas estamos nos referindo aos e-mails de uso corporativo, claro. É preciso fazer uma distinção entre as mensagens que trocamos como nossos amigos e as que escrevemos no trabalho – para um cliente, um chefe, um colega de outro departamento ou parceiro de negócios.

Com nossos amigos, temos liberdade para nos expressar de modo mais informal e próximo, e não há problema algum usar vc, tb, pq, blz, flw e outras abreviações que tornam o escrever mais prático. Já as mensagens que redigimos no trabalho devem refletir o modo como nos relacionamos com as pessoas do trabalho. Você fala de assuntos pessoais ou usa gírias com o gerente de uma empresa para o qual está apresentando seus produtos? Você chama o chefe pelo apelido de infância dele ou comenta detalhes sobre o último programa que fez com seu(a) namorado(a)? Pois é, imagino que você não tenha muita intimidade com essas pessoas, e por isso mesmo não cai bem usar com elas as mesmas formas de expressão que usa com aqueles que são mais chegados.

Além de dar um tom de informalidade às suas mensagens, as abreviações podem também não ser compreendidas por quem as lê, o que não é nada bom quando se trata de trabalho. Quem garante que o destinatário de sua mensagem entenderá que “px fds” significa “próximo fim de semana”? Você nunca viu pessoalmente muitas pessoas para quem manda e-mails, e certamente entre elas há quem não esteja acostumado com a linguagem do MSN, do Twitter ou das salas de bate-papo que há por aí. Pelo sim, pelo não, é melhor escrever as palavras com todas as letras para que ninguém interprete mal o que você quer dizer.

* Pesquisa realizada pela Sterling Consulting, dos EUA. Veja o post que originou esta série: Dez erros comuns em e-mails

Ausência de saudação (erros comuns em e-mails)

Em segundo lugar na lista dos 10 erros mais comuns em e-mails vem a “ausência de saudação”. Ou seja, a pessoa que escreve o e-mail não diz um olá, um bom dia, nem um simples oi. A mensagem fica assim:

“Fulano, segue anexo o relatório de vendas/maio com as alterações pedidas. Verifique se os dados de sua filial estão corretos para que possamos passar o relatório para a diretoria e bla bla bla… “

Se você questiona qual é o problema em não colocar saudação no começo da mensagem, considere que o e-mail é um telefonema por escrito. Provavelmente você tem o costume de saudar a pessoa para quem telefona – algo como “oi fulano, tudo bem?”, certo? Pois é, cumprimentar quem está do outro lado da linha é um princípio de boa educação, de etiqueta. Pois o e-mail também tem sua etiqueta, e a saudação no início da mensagem é um princípio básico.

Agora, algumas dicas sobre o uso de saudações:

Olá, Fulano – É uma saudação simples, simpática e versátil: pode ser usada com pessoas que não conhecemos ou com as que são mais próximas, tanto faz.

Prezado ou Caro Fulano – Use esse modo quando você já conhece a pessoa, pois só faz sentido dizer que prezamos a quem conhecemos.

Bom dia/boa tarde/boa noite, Fulano – Fica bem para saudar pessoas com quem temos contato freqüente, como os colegas ou o chefe, e que provavelmente lerão a mensagem pouco depois que a mandarmos. Mesmo que usemos bom dia e o destinatário leia a mensagem à noite, não tem problema: o que conta é o momento em que ela foi escrita.

Oi, Fulano – Modo de tratamento mais informal, indicado para pessoas com quem temos um relacionamento mais próximo.

Agora, uma ressalva. É claro que se trocamos mensagens ao longo do dia com a pessoa, não precisamos ficar o tempo todo dizendo “olá” ou “prezado”. Basta usar a saudação no primeiro contato do dia e, nos e-mails seguintes, usar apenas o vocativo (ou seja, chamar a pessoa pelo nome).

Use sempre a saudação no começo do seu e-mail. Ser simpático e cordial sempre pega bem.

Clique para ver o post com os 10 erros mais comuns em e-mails

Mau uso do campo “assunto” (erros comuns em e-mails)

Não me surpreende que o uso inadequado do campo assunto esteja no topo da lista dos 10 erros mais comuns em e-mails segundo estudo feito nos Estados Unidos (abaixo, link para o post com o estudo completo). Pelo que observo no dia a dia, muitas pessoas parecem ignorar a importância do que se digita nesse campo.

Vamos partir do seguinte princípio: aquilo que você escreve no campo assunto influencia o destinatário a abrir (ou não) seu e-mail. Assim, as palavras que você colocar ali devem dar uma ideia clara sobre o conteúdo da mensagem, sua importância e grau de prioridade – e é justamente nesses pontos que muita gente escorrega. Alguns exemplos colhidos de minha própria caixa postal:

“Publicação no GPN” – Esse foi o assunto de uma mensagem que recebi de um remetente desconhecido. Pensei que se tratasse de uma propaganda por pouco não mandei o e-mail para a lixeira, mas uma força sobrenatural me fez abri-lo. Ainda bem: tratava-se do pedido do editor de um portal que desejava publicar meus artigos. E eu lá sabia que GPN era nome de portal! Agora, imagine se esse editor tivesse escrito um assunto mais claro e preciso, sem siglas desconhecidas, algo como “Interesse em publicar seus artigos”: teria sido melhor, não?

“Novos lançamentos” – Assim é que uma corretora de imóveis costuma identificar as mensagens que manda de tempos em tempos. São e-mails sobre apartamentos de tamanhos diversos em vários bairros de São Paulo, que ela envia, naturalmente, com o objetivo de captar interessados em comprar imóveis. Imagino que use esse assunto genérico na esperança de que o destinatário abra o e-mail para saber qual é o lançamento. Mas não é assim que as coisas funcionam: mensagens com assuntos vagos, sem uma informação com a qual o destinatário se identifique, correm o risco de passar despercebidas. Já se a corretora colocasse um assunto como “3 dormitórios na Saúde” ou “Lançamento escritórios Moema”, certamente chamaria mais a atenção dos potenciais interessados em imóveis com essas características, levando-os a abrir o e-mail.

“Reunião” – Foi o assunto escrito por um cliente que desejava marcar uma reunião comigo. Respondi o e-mail e fizemos a reunião. Dias depois, recebi outro e-mail dele, “Res: reunião”, ou seja, uma resposta da minha resposta, em que ele me enviava um arquivo. Respondi o e-mail para agradecer o arquivo. Mais alguns dias se passaram e recebi do cliente o e-mail “Res:res: reunião”, dessa vez para fazer uma pergunta. E assim continuou nossa correspondência: para não ter que digitar meu endereço de e-mail, ele abria minha mais recente mensagem em sua caixa postal e a respondia. A certa altura, eu já estava com sete e-mails “Res: res: reunião”, que falavam de tudo que é assunto, menos de reunião! O histórico de conversação com esse cliente, como você pode imaginar, tornava um tanto difícil localizar o e-mail em que o documento foi mandado, ou o em que a pergunta foi feita, ou o em que a pergunta foi respondida… Um horror. Tudo bem aproveitar o e-mail que alguém nos mandou para não ter que digitar seu endereço, mas é fundamental mudar o que está escrito no campo assunto, para que ele informe o conteúdo da nova mensagem.

Para concluir: não subestime a importância do assunto. Ele deve informar com clareza e precisão o conteúdo da mensagem, para destacá-la das outras dezenas de mensagens que chegam à caixa postal do destinatário todos os dias. O campo assunto bem preenchido pode tornar sua comunicação por e-mail mais dinâmica e eficaz.

Leia o post original desta série: Os dez erros mais comuns em e-mails

Os 10 erros mais comuns em e-mails

Um estudo realizado nos Estados Unidos pelo Sterling Consulting Group classifica os dez erros que as pessoas mais cometem na comunicação por e-mail. Embora tenha sido feito em outro país, o estudo serve como referência para nós, brasileiros, pois a aqui se veem as mesmas mancadas com muita frequência… Assim, vale a pena dar uma olhada na lista:

1. Campo “assunto” preenchido com informação vaga ou inespecífica
2. Ausência de saudação no início da mensagem
3. Uso de palavras abreviadas
4. Cópias enviadas sem necessidade
5. Erros gramaticais, especialmente de grafia e pontuação
6. Mensagem escrita com letras maiúsculas
7. Ausência de saudação de despedida
8. Falta de cuidado estético (formatação inadequada, ausência de parágrafos)
9. Mensagem escrita em tom áspero ou seco
10. Mensagem vaga, que não gera ação por parte do destinatário

Nos próximos posts, vou comentar cada uma dessas mancadas e dar dicas para quem estiver interesado em evitá-las. Fique ligado!

Leia também:
Erros em e-mails: campo assunto
Ausência de saudação

A diferença entre apresentação e palestra

É bastante comum, nos cursos abertos que dou, que um ou outro aluno confunda palestra e apresentação. Ele se inscreve para o curso que ensina a roteirizar palestras, mas na verdade precisa aprender a roteirizar uma apresentação – e vice-versa. E você, como diferencia uma coisa da outra? Bem, antes que se inscreva para o curso errado (rsrs), veja aqui a distinção entre os dois conceitos.

 

Comecemos pela palestra, palavra com origem na Grécia e na Roma de antes de Cristo. Para os gregos, “palaístra” era um local para lutas esportivas; para os romanos, “palaestra” era uma escola na qual, entre outras coisas, praticava-se oratória. É por causa dessa origem que palestra, em alguns dicionários, aparece com dois significados: um é ginásio; o outro, troca de idéias, conferência, conversa.

 

Se formos fiéis à origem da palavra, palestrar é o ato de discursar, discorrer sobre um assunto ou expor um ponto de vista. As pessoas dão palestras para transmitir suas idéias, conhecimentos ou vivências ao público – ou seja, expressar-se sobre o que está “dentro” delas, pertence a elas.

 

Já na apresentação, as pessoas falam de uma instituição, projeto ou produto, ou seja, de um assunto “externo” a elas, com o objetivo de tornar conhecido algo que o público desconhece. Um dos significados dados pelo dicionário Houaiss à palavra “apresentar” é, aliás, “exibir (algo) publicamente com intuito de divulgação, venda etc.; mostrar”.

 

Percebe a diferença? Se você é um psicólogo que pretende falar sobre como lidar com crianças rebeldes, ou um gestor de que deseja transmitir técnicas de administração aos seus colaboradores, você dará uma palestra. Agora, se é um vendedor que irá mostrar as características de um produto em uma exposição, ou um consultor que irá mostrar um projeto a clientes, você fará uma apresentação.

Leia também: dicas para boas apresentações corporativas, cuidados no uso do PowerPoint e dicas para montar uma palestra

Turbine sua carreira escrevendo artigos e livros

A competição no mercado de trabalho, mais acirrada a cada dia que passa, obriga as pessoas a fazer de tudo para se diferenciar. É MBA, pós-graduação, especialização, curso de idioma estrangeiro, treinamento disso e daquilo… Sem dúvida, adquirir novos conhecimentos e competências é essencial para uma carreira de sucesso, mas ainda não é tudo. É preciso que o profissional saiba colocar-se em evidência, e um recurso muito eficiente para isso é escrever artigos e livros.

 

É prática corrente entre head hunters e gestores de recursos humanos levantar informações sobre profissionais na internet. Se a pesquisa apontar que a pessoa em questão tem página na web, colaborou com artigos para um site, publicou monografia ou livro, isso poderá favorecê-la no processso seletivo por uma vaga de trabalho ou promoção dentro da empresa.

 

Se jamais lhe ocorreu a idéia de ter artigos e livros publicados, talvez tenha chegado o momento de pensar nisso, ainda mais quando os avanços da tecnologia e a popularização da internet facilitam tanto a divulgação de conteúdos. Hoje, está ao alcance de qualquer profissional ter um site ou blog. Há um grande número de portais sobre as mais diversas áreas do conhecimento, que aceitam de bom grado artigos de colaboradores. Quanto à publicação de livros, já nem é preciso ser patrocinado por uma editora: pode-se recorrer à produção independente publicar, a preços bastante acessíveis, pequenas tiragens em bureaus de artes gráficas e impressão.

 

Realmente, não faltam facilidades para publicar seus trabalhos. Ao fazer isso, você divulga seus conhecimentos e idéias, torna-se mais conhecido e passa a ser percebido como profissional atuante e influente. Você se destaca! Para para quem faz carreira em empresas, a exposição nos meios de comunicação cria visibilidade no mercado de trabalho, gerando oportunidades de ascensão profissional; para profissionais autônomos como médicos, advogados, terapeutas ou consultores, ajuda a atrair clientes e negócios.

 

Escrever artigos – Se você considera a possibilidade de escrever, comece pelos artigos, que podem ser curtos e pontuais, mais rápidos de produzir e fáceis de publicar. Para obter melhores resultados, fique atento a estes pontos:

 

* Adequação ao público – Ao escolher o assunto que irá desenvolver, pense no leitor. Que tema é interessante para ele? Qual é a melhor abordagem do tema considerando a realidade e as características do leitor? Qual é a linguagem mais apropriada para falar com ele?

 

* Lógica expositiva – Para cativar a atenção do leitor e facilitar o entendimento, o texto deve logo de início dizer a que veio. Se for informativo, deve começar por uma síntese do assunto e seguir com as informações complementares; se for dissertativo, começar pela tese (ou ponto de vista que se deseja expor) e seguir com argumentos.

 

* Redação correta, clara e objetiva -  Certifique-se de que seu texto não tem erros de português e é plenamente compreensível. Peça para alguém revisá-lo, se for o caso. Caso você constate que escorrega na gramática ou na articulação de idéias, vale a pena fazer uma reciclagem em língua portuguesa. Tenha em mente que um artigo mal escrito comprometerá sua imagem em vez de promovê-la.

 

* Conteúdo relevante – As pessoas só investem seu tempo em leituras que lhes acrescentem algo. Assim, preocupe-se em fazer textos de conteúdo relevante, consistente, bem fundamentado, que faça diferença na vida do leitor. Falar de amenidades ou obviedades não levará você a lugar nenhum.

 

Escrever livros – Quando você tiver adquirido certa prática em escrever e alcançado os resultados desejados com seus artigos, provavelmente estará pronto para aventurar-se na seara dos livros. Vão aqui algumas dicas:

 

* Pesquisa de mercado – Identifique as obras que já existem no segmento em que você pretende posicionar o seu trabalho, estude sua “concorrência”. Que abordagem os outros livros usam? A que público se dirigem? Quais são seus pontos fortes e fracos?

 

* Diferenciação – Se possível, idealize um livro que tenha algum diferencial em relação à concorrência. O diferencial pode estar em uma visão inovadora do assunto, no estilo de linguagem utilizado, até mesmo no público a que a obra se destinará. Suponhamos que você queira escrever um livro com estratégias de marketing para pequenos empreendedores e já existam vários livros técnicos sobre o tema. Nesse caso, poderia diferenciar-se com uma obra que analisa casos reais de empreendedores e indica estratégias aplicáveis a cada caso.

 

* Planejamento da obra – É bastante comum que escritores de primeira viagem percam o foco conforme avançam no livro e acabem produzindo uma obra com redundâncias ou questões deixadas em aberto, sem conclusão. Para evitar essas situações, é fundamental fazer um planejamento prévio, com a definição dos assuntos que serão abordados em cada capítulo e a sequência de capítulos.

 

* Leitura crítica- Terminada a redação do livro, escolha leitores que tenham interesse no assunto abordado, mas sem vínculo emocional com você: pessoas como amigos e parentes podem ter maior dificuldade em fazer críticas se necessário. Procure saber se os leitores compreenderam sua mensagem, se acharam a leitura agradável, se consideraram interessantes os seus pontos de vista. A opinião de um profissional (escritor ou editor) também pode ser muito útil.

 

* Como publicar? – Avalie qual é a alternativa de publicação mais interessante para você: via editora ou em produção independente. A produção independente é mais indicada para profissionais como professores, consultores ou palestrantes, que estão freqüentemente em contato com muitas pessoas e têm facilidade em divulgar seus livros. Já a publicação via editora é vista como um aval para a qualidade da obra, sobretudo se a editora for bem conceituada. Nesse caso, é fundamental escolher uma empresa que tenha tradição e relevância no segmento editorial em que seu livro se encaixa. Uma obra sobre marketing para pequenos empreendedores, por melhor que seja, não irá interessar àquela grande editora que publica as melhores e mais vendidas obras de literatura.

 

E então, que tal a idéia de começar a escrever? Faça uma experiência: redija um artigo, divulgue entre pessoas de razoável senso crítico e peça o feedback delas. Conheça seus pontos fortes e aprimore os pontos fracos. Escrever requer prática e às vezes um pouco de persistência, mas vale a pena: é algo que realmente poderá turbinar sua carreira.

 

Veja a descrição de meu curso sobre esse assunto

Palestra “Um pouco além da reforma ortográfica – do que você precisa para escrever bem”

A entrada em vigor do novo acordo ortográfico da Língua Portuguesa, em 1o. de janeiro de 2009, provoca um misto de curiosidade e preocupação no mundo corporativo. O senso comum indica que é importante escrever de acordo com as novas regras, evitando assim erros ortográficos que comprometem a imagem profissional. Conhecer as mudanças e adotá-las, porém, é apenas um dos aspectos da proficiência em escrita: o profissional que deseja comunicar-se bem precisa saber ser objetivo e dominar as regras gramaticais em geral. Assim, o que se propõe com essa palestra é adotar a reforma como “gancho” para uma discussão mais profunda sobre a competência em comunicação escrita e indicar alguns caminhos para aprimorar essa competência.

 

 

Objetivos

* Transmitir de forma sintética e descomplicada as principais mudanças introduzidas pela reforma

* Conscientizar o público para outras questões essencias da boa escrita: objetividade, clareza e adequação da linguagem

* Proporcionar o autodiagnóstico sobre o domínio do idioma com relação a abrangência de vocabulário, uso da pontuação e da crase, concordâncias verbal e nominal

*Motivar para o contínuo aperfeiçoamento em língua portuguesa

 

 

Conteúdo

* Reforma ortográfica: por que foi adotada e o que muda em nossa forma de escrever

* Como formular uma mensagem objetiva

* A linguagem apropriada para o ambiente de trabalho

* Domínio do vocabulário x ascensão profissional

* A influência da pontuação no sentido e no tom de uma mensagem

* Como a falta de concordância verbal e/ou nominal confunde o leitor e compromete a imagem de quem escreve

*Aprendendo a usar a crase

 

 

Duração: 120 minutos

 

Diferencial
A palestra é bem-humorada e pontuada por testes, jogos e exercícios, por meio dos quais as pessoas se dão conta de suas necessidades para o aprimoramento da comunicação. Assim, promove-se de forma leve e divertida a tomada de consciência sobre as questões tratadas, sem causar desconfortos nem constrangimentos.

Um pouco além da reforma ortográfica

Parece que a reforma ortográfica da Língua Portuguesa, que entrou em vigor em 1o de janeiro, já começa a repercutir no mundo corporativo. Logo nos primeiros dias do ano, um repórter de um grande jornal de São Paulo me ligou para saber se executivos estavam em busca de cursos sobre a reforma. Pouco depois, fui procurada por uma empresa que desejava contratar palestra sobre o assunto. Pensei com meus botões: então as pessoas estão mesmo preocupadas com as mudanças na forma de escrever o português!

 

Essa preocupação é louvável, sem dúvida. Mas espero que não desvie o foco de questões ainda mais importantes em matéria de comunicação escrita. Saber que caiu o acento de ideia e voo pouco acrescenta à qualidade do texto de um profissional que ignora a pontuação das frases. Saber que contra-senso escreve-se agora contrassenso não melhora muito a imagem de alguém que erra em concordância verbal. Saber que não se usa mais trema faz pouca diferença na comunicação de alguém que escreve e-mails confusos, prolixos e pouco objetivos.

 

Assim, se você é um dos profissionais preocupados em ficar por dentro da reforma, vá em frente – mas sabendo que conhecer as novas regras está longe de ser o suficiente. Aproveite que seu interesse está voltado para a Língua Portuguesa e olhe um pouco além da reforma ortográfica. Procure saber em que aspectos da gramática você precisa aperfeiçoar-se e se a forma como escreve é clara, concisa e objetiva. Para isso, peça a opinião de pessoas que escrevem bem – amigos, parentes, colegas de trabalho ou profissionais das letras. Os feedbacks recebidos indicarão se é o caso de você buscar um curso de reciclagem em português ou treinamento em comunicação escrita.

 

E quanto à reforma ortográfica em si, sossegue, pois não é nenhum bicho de sete cabeças. Especialistas calculam que ela altera a grafia de não mais do que 2% das palavras. Parte dessas mudanças são fáceis de memorizar. É o caso:

 

. Das palavras que levavam trema, como freqüente e seqüência. O trema foi extinto, de modo que passamos a escrever frequente, sequencia, quinquenio, linguiça etc;

 

. Das palavras terminadas em ôo e êm. Esse acento caiu, e com isso escreve-se voo, leem, enjoo, perdoo, creem, veem etc;

 

. Das palavras pára (do verbo parar), pêlo (do bigode, do braço), pêra (fruta), fôrma (de bolo) e pólo (esporte). Agora elas não são mais acentuadas: escreve-se para, pelo, pera, forma e polo.

 

Já as mudanças no uso do hífen, na acentuação nos ditongos abertos éi e ói em paroxítonas (como nas palavras idéia, paranóia, heróico, geléia) e da letra u em alguns casos são um pouco mais detalhadas difíceis de memorizar. Nesses casos, é melhor consultar um dos vários guias da reforma ortográfica ou novos dicionários já disponíveis no mercado. Logo você também terá a ajuda de novas versões de corretores ortográficos para computador, sites de internet e sabe lá o que mais vão inventar…

 

Por último, não se aflija para assimilar imediatamente a nova ortografia. Estamos ainda em um período de transição, no qual temos o direito de errar. Só a partir de 2012 é que a concordância com as novas regras será formalmente exigida.

Veja como é minha palestra sobre esse assunto

Quer saber mais sobre as mudanças da reforma? Clique aqui

Onde você põe o onde?

O advérbio onde é uma palavra que transmite a idéia de localização. Equivale a dizer o lugar em que. Observe esses exemplos:

Onde (o lugar em que) guardei o documento é seguro.

Moro onde (no lugar em que) minha família sempre morou.
De onde (o lugar em que) vim isso não existe.
Onde (em que lugar) você estava?

Até aí, não falei nenhuma novidade, não é? O problema é que muita gente usa o onde como se fosse um curinga do baralho, ou seja, algo que cabe em qualquer situação para promover a ligação de idéias. Ao fazer isso, a pessoa não só comete erros gramaticais como também constrói frases capengas, que chegam a demonstrar falta de cultura. Veja agora algumas situações típicas do uso incorreto do onde.

Errado: Temos várias opções, onde a mais viável é esta que lhe apresentei.
Correto: Temos várias opções, das quais ( ou entre as quais) a mais viável é esta que lhe apresentei.

Errado: A empresa onde presto serviços me paga todo final de mês.
Correto: A empresa para a qual presto serviços me paga todo final de mês.

Errrado: Na situação onde estou já não há nada mais a fazer.
Correto: Na situação em que estou já não há nada mais a fazer.

Errado: A entrega está atrasada, onde se conclui que deve ter ocorrido algum problema.
Correto: A entrega está atrasada, de modo que (ou logo) se conclui que deve ter ocorrido algum problema.

Errado: Este aparelho, onde a mais moderna tecnologia é utilizada, é também muito barato. Correto: Este aparelho, no qual a mais moderna tecnologia é utilizada, é também muito barato.

Errado: O argumento onde o deputado se apóia é infundado.
Correto: O argumento em que (ou no qual) o cliente se baseia é infundado.

Errado: Você é a pessoa onde deposito minha total confiança.
Correto: Você é a pessoa em que (ou na qual) deposito minha total confiança.

Muita gente também faz confusão com as palavras onde e aonde, que não têm o mesmo sentido. E qual seria a diferença entre elas? Como você acaba de ver, onde faz referência a uma localização. É usado quando estiver implícita a idéia de o lugar em que. Já o aonde faz referência a um destino, uma direção. É usado quando estiver implícita a idéia de o lugar a que ou o lugar para que. Veja só:

Aonde (a que lugar) esses juros altos irão nos levar!
Você pretende ir aonde (a que lugar)?
Aonde (o lugar a que) vou é um lugar desconhecido.

A partir de agora, veja lá onde você põe o onde, heim?

Otimize sua comunicação por e-mail

Você faz idéia do tempo que passa enviando e respondendo e-mails em um dia comum de trabalho? Eu não me surpreenderia que seja um bom par de horas, ou ainda mais. A troca de mensagens por correio eletrônico é realmente importante para a maioria dos profissionais, o que justifica otimizar essa forma de comunicação – ou seja, torná-la mais eficiente e produtiva.

 

Uma prática que muito contribui para isso é ir direto ao ponto. Ao iniciar a redação de um e-mail, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça ou saiba?”. Inicie então o e-mail com a informação que levará o leitor a fazer ou saber o que você deseja.

 

Vamos usar um exemplo para deixar a dica mais clara. Suponha que você tenha identificado alguns problemas em uma rotina de trabalho de seu departamento e pretenda propor ao seu gestor mudanças no processo. Como a maioria das pessoas, você talvez inicie a mensagem dizendo que encontrou x problemas, em seguida os descreva minuciosamente e por último diga algo como “para evitar esses problemas, proponho que mudemos isso, aquilo, aquilo outro e etc.”. Do ponto de vista da lógica, não há nada de errado com esse e-mail. Mas é possível que seu chefe, quando começar a ler todos aqueles desagradáveis problemas, resolva continuar a leitura mais tarde – no fim do dia, no dia seguinte ou sabe lá quando.

 

Agora, imagine iniciar o e-mail com algo do tipo “para melhorar a produtividade em nosso departamento, proponho as seguintes mudanças no processo tal” e seguir com a descrição das mudanças, deixando por último os problemas que as justificam. Não seria muito melhor? Seu gestor saberia logo de cara as mudanças que você propõe – que, afinal de contas, é o que você realmente deseja que ele saiba. E como você já foi direto ao ponto, pode até ser que ele dispense a leitura dos desagradáveis problemas que justificam as propostas, o que lhe poupará um tempo precioso. 

 

Entendeu o “espírito da coisa”? Se você deseja propor mudanças, primeiro fale sobre elas e depois as justifique. Se quer expressar um ponto de vista sobre determinado assunto, comece pelo ponto de vista e depois diga por que pensa assim. Se deseja dar uma instrução a alguém, comece pela instrução e depois dê as justificativas necessárias. Ou seja, primeiro comunique, depois explique. Com essa estratégia, você coloca em primeiro plano o resultado que deseja obter e comunica de forma mais objetiva e eficiente.

 

Só mais uma coisa: de nada adianta ir direto ao ponto e escrever de modo confuso ou descuidado. É fundamental revisar o e-mail antes de mandá-lo, para certificar-se de que o texto está claro e não contém erros de português. Seria uma pena que suas idéias não fossem bem compreendidas ou que sua imagem de bom profissional fosse arranhada por causa de um e-mail mal escrito, não é? Aqui vão alguns pontos que merecem atenção:

 

·         Pontue adequadamente o texto. A falta de pontos e vírgulas pode distorcer o sentido de uma frase ou levar o leitor a entender algo diferente do que você quis dizer.

·         Evite abreviações e jargões usados na internet, como vc, []s, tb, flw, naum etc. As relações profissionais requerem um mínimo de formalismo.

·         Cuidado com os erros de ortografia! Se não tiver certeza de como se escreve uma palavra, procure-a no dicionário. Escrever errado é uma das coisas que mais comprometem a imagem de um profissional.

 

 

Observe que para otimizar sua comunicação por e-mail é preciso preocupar-se com o leitor e procurar sempre facilitar as coisas para ele. Não espere que os outros se esforcem para compreender o que você escreve: esforce-se você para ser compreendido. O maior beneficiado será você mesmo, pois com isso suas mensagens poderão gerar resultados mais rapidamente. Agora, se os outros não têm a mesma preocupação com relação a você… Pior para eles, pois não serão reconhecidos como profissionais com habilidade para comunicar-se.

(Este artigo foi publicado na revista Ser Mais, edição de novembro)

Três dicas para uma boa apresentação corporativa

Compartilho com vocês a resposta dada a um leitor deste blog, que me enviou um e-mail com a seguinte pergunta: “Se você tivesse que escolher as três principais dicas de seu curso sobre como montar apresentações, quais seriam?” Isso é que é ir direto ao ponto, heim? Bem, espero que as supersintéticas dicas a seguir tenham sido úteis para o leitor e sejam para você também. Aí vão elas:

 

1. A boa apresentação é aquela que mostra o produto/serviço segundo os interesses e necessidades do público-alvo. Ao preparar uma apresentação, faça a si mesmo perguntas como: “Quais são os benefícios que meu produto oferece a esse público? O que torna o produto atraente para essas pessoas? Que mudanças ou possibilidades o produto agrega à vida delas?” Ao responder essas perguntas, você estará listando as “boas notícias” que tem a dar para seu público: coloque-as logo no início da apresentação.

 

2. Faça uma apresentação rápida, com algo entre 10 e 20 minutos (depende da quantidade de informação que tiver para dar). Selecione as informações realmente importantes, que complementam ou explicam as “boas notícias” que você deu no começo. Não adianta querer dar muita informação, as pessoas não guardam. Considere que a função da apresentação é despertar o interesse sobre o produto e motivar o público a saber mais. O melhor sinal de que você “atingiu o alvo” é que as pessoas tenham perguntas depois que a apresentação terminar.

 

3. A função do suporte visual (Powerpoint) é projetar imagens, fotos, gráficos ou demais informações visuais, para ajudar as pessoas a entenderem o que você fala. Não encha seus slides de textos e jamais fique lendo a tela para o público, isso torna a apresentação monótona. Você deve dominar plenamente o conteúdo que irá apresentar e não precisar ler slides. Na maior parte do tempo, fale olhando para a platéia e mantenha contato visual com as pessoas.

Armadilhas da regência verbal

Trouxemos as coisas que você precisa.

O vôo chegará amanhã em São Paulo.

Entrei e saí da casa em instantes.

 

Você vê algo de errado nas frases acima? Se não vê (ou vê e não sabe o que é), acaba de cair nas armadilhas da regência verbal, o capítulo da gramática que trata das relações entre os verbos e seus complementos.

 

Alguns verbos, chamados transitivos diretos, ligam-se diretamente aos complementos (objetos diretos), sem a necessidade de preposição. Assim:

 

Limpamos a casa (quem limpa, limpa alguma coisa)

Bebi o café (quem bebe, bebe alguma coisa)

Ouvia o rádio (quem ouve, ouve alguma coisa)

 

Já os transitivos indiretos ligam-se aos complementos (chamados objetos indiretos) por meio de uma preposição. Exemplos:

 

Necessito de dinheiro (quem necessita, necessita de alguma coisa)

Concordo com você (quem concorda, concorda com alguma coisa)

Luto por meus direitos (quem luta, luta por alguma coisa)

 

Agora, fique atento, pois é justamente nessa dobradinha verbo-preposição que estão as armadilhas da regência verbal. Aí vão elas:

 

 

Armadilha 1: Omitir a preposição que o verbo pede

 

A notícia desagradou os funcionários? Não, desagradou aos funcionários, pois quem desagrada, desagrada a alguém.

 

Este é o relatório que preciso? Não, é o relatório de que preciso, pois quem precisa, precisa de alguma coisa.

 

Aquela é a casa que moro? Não, é a casa em que moro, pois quem mora, mora em algum lugar.

 

Luiz é o amigo que emprestei dinheiro? Não, é o amigo a quem emprestei dinheiro, pois quem empresta, empresta a alguém.

 

 

Armadilha 2: Errar a preposição que o verbo pede

 

Chegarei amanhã em São Paulo? Não: chegarei a São Paulo, pois quem chega, chega a algum lugar.

 

Oferecemos descontos para os clientes? Não: oferecemos aos clientes, pois quem oferece, oferece a alguém. 

 

Habituei-me com esses problemas? Não, habituei-me a esses problemas, pois quem se habitua, habitua-se a alguma coisa.

 

Requeri meus direitos para a Justiça? Não, requeri à Justiça, pois quem requere, requere a alguém.

 

 

Armadilha 3: Associar verbos com regências diferentes ao mesmo complemento

 

Não concordou e rejeitou a proposta? De jeito nenhum: não concordou com a proposta e a rejeitou. Concordar pede a preposição “com”; rejeitar não pede preposição. Ambos não podem se ligar da mesma forma ao complemento “proposta”.

 

O gerente aprovará e trabalhará no projeto? Nada disso: o gerente aprovará o projeto e trabalhará nele. Aprovar não pede preposição, mas trabalhar pede “em”. Ambos não podem se ligar da mesma forma ao complemento “projeto”.

 

Entramos e saímos da casa em instantes? Nem pensar: entramos na casa e saímos dela em instantes. Quem entra, entra em, enquanto quem sai, sai de.

 

 

Se você quiser evitar essas armadilhas, só há um jeito: recorrer ao velho e bom dicionário. Consulte o significado do verbo em que você tem dúvida e verifique, nos exemplos, como ele se liga ao complemento.

 

 

 

 

Apresentações em PowerPoint: use com moderação

Indiscutivelmente, ferramentas do tipo PowerPoint são presença obrigatória em apresentações corporativas. Servem de guia para o apresentador, exibem elementos informativos e facilitam a compreensão do público – além, é claro, de proporcionar uma certa sofisticação ao evento. E são tantos os recursos e efeitos especiais, não? Dá até para fazer uma superprodução…

 

… Mas é aí que mora o perigo. Slides digitais, assim como o papel, aceitam qualquer coisa. E o que se vê, muitas vezes, são apresentações com slides em excesso, tão emperequetados e carregados de informação que acabam entediando ou confundindo o público.

 

É preciso ter bom senso e critérios para utilizar a ferramenta, para que ela cumpra o papel de informar e causar boa impressão sobre o que está sendo apresentado. Aqui vão alguns princípios básicos que poderão ajudá-lo a fazer uma apresentação adequada ao meio corporativo. 

 

Seja o protagonista

Há pessoas que fazem do PowerPoint uma espécie de muleta: colocam nos slides o texto da apresentação e passam o tempo todo lendo a tela. Isso pode até ser muito cômodo, mas compromete a imagem do apresentador, pois dá a impressão de que ele não se preparou ou não domina suficientemente o assunto para falar sem precisar ler. Tenha em mente, portanto, que foco de atenção do público deve ser você, não a tela. Use os slides como apoio e esteja com o texto na ponta da língua.

 

Quantidade de slides

Para ter uma idéia de quantos slides fazer para sua apresentação, divida o tempo de duração pretendido por 2. Com isso, uma apresentação programada para 20 minutos teria 10 slides, ou seja, um slide a cada 2 minutos. Essa não é uma regra, mas um critério razoável e que serve de parâmetro para uma apresentação profissional. Admite-se usar o divisor 1 em apresentações muito curtas – 5 minutos, 5 slides. Pode-se também usar divisores maiores, como 3 ou 4, dependendo do assunto a ser exposto.

 

Imagens

Tire proveito do que o PowerPoint faz de melhor: exibir imagens. Elementos visuais como ilustrações, gráficos e fotos ajudam o público a assimilar o conteúdo e enriquecem a apresentação. Mas atenção: não use imagens só para enfeitar, e sim para informar. As imagens devem também ser de boa qualidade, nítidas, com todas as partes bem visíveis e de cores contrastantes.

 

Volume de texto

O público tende a ler tudo que é projetado na tela: se você exibir um texto longo ou vários pequenos textos ao mesmo tempo, as pessoas ficarão lendo enquanto você fala. Portanto, faça slides com o mínimo de texto possível, para destacar as informações importantes ou os tópicos que serão abordados. Procure usar palavras-chaves em vez de frases completas.

 

Para ter uma noção da quantidade de texto, use o seguinte parâmetro: 6 linhas de texto por slide, 6 palavras por linha. Use recursos de animação para fazer as linhas surgirem gradualmente, ao seu comando, conforme você abordar o assunto que corresponde a elas. Escolha um recurso de animação discreto.

 

Naturalmente, o texto de sua apresentação deve estar impecável, com acentuação, ortografia, concordâncias verbal e nominal, conjugação verbal e outros aspectos gramaticais rigorosamente corretos. Peça ajuda de um revisor, se necessário.

 

Tipos e tamanhos de letras

Evite tipos de letras rebuscados, inclinados e serifados (serifas são os “pés”, “orelhas” e “caudas” típicos das letras usadas em revistas e jornais). Dê preferência aos mais limpos e uniformes como Verdana, Tahoma ou Arial.

 

Quanto aos tamanhos, utilize no mínimo o corpo 20 – menos do que isso já pode comprometer a visibilidade do texto. Padronize os tamanhos usados para títulos e textos do corpo do slide.

 

Planos de fundo

Escolha um plano de fundo que não “brigue”com o texto nem dificulte a leitura. Fuja dos texturizados ou enfeitados, com bolhas, folhas, listras etc. Considere que plano de fundo é um cenário para sua apresentação: portanto, deve ser compatível com o assunto tratado.

 

Uma escolha segura são os fundos de cores matizadas ou degradê, que são neutros e facilitam a leitura. Lembre-se de que cores claras (branco, bege, tons pastéis) combinam com assuntos leves, alegres; cores escuras (preto, marinho, vinho, verde esmeralda) combinam com assuntos mais sérios.

 

Animações

Seja conservador. Slides com muita coisa aparecendo, sumindo, rolando e piscando podem distrair o ouvinte, além de parecer “pirotécnicos” demais. Use animações para destacar uma palavra, para fazer o texto aparecer no momento certo, para criar um “tchan”.

Veja também o artigo “Surpreenda o público de suas apresentações” ; um curso sobre o assunto

Mais dicas de concordância verbal

Prometi publicar um post com outras dicas sobre concordância verbal, e aí vão elas. Divirta-se!

        

 

Faz duas horas ou fazem duas horas?

Sempre que o verbo fazer é usado para significar passagem de tempo, fica no singular. A mesma regra vale para os verbos haver e dar quando empregados na mesma situação:

 

. Faz duas horas que estou esperando.

. Os funcionários não se reuniam havia três meses.

. Ontem fez dois anos que mudei de emprego.

. Deu três horas e o caminhão não chegou.

 

 

É duas horas ou são duas horas?

O certo é são duas horas. O verbo ser, usado para indicar passagem de tempo, concorda com o numeral. O mesmo vale para datas e distâncias.

 

. Era 1h30 quando o pessoal departamento saiu para o almoço.

. Serão 10 da manhã quando o jogo terminar.

. De São Paulo a Campinas são 100 quilômetros.

. Eram 15 de setembro quando foi assinado o contrato.

 

Atenção: quando se inclui na frase a palavra dia, o verbo concorda com dia:

.Era dia 15 de setembro quando foi assinado o contrato.

 

 

Há ou hão?

Sempre que o verbo haver é empregado com o sentido de existir, fica no singular.

 

. Há certas coisas que acontecem e não têm explicação.

. Em minhas contas, havia umas 100  pessoas na fila.

 

 

Vende-se casas ou vendem-se casas?

Os gramáticos consideram correto vendem-se casas, sob o argumento de que o “se” é um pronome apassivador. Ou seja: a expressão é uma maneira alternativa de dizer casas são vendidas, que é uma oração em voz passiva. Sempre que surgirem situações semelhantes, coloque a expressão na voz passiva e veja o que dá. Os exemplos explicam tudo:

 

. Alugam-se galpões

Se você mudar a oração para a voz passiva, ela ficará galpões são alugados. Se galpões são alugados, então alugam-se galpões.

 

. Oferecem-se vagas.

Na voz passiva, a frase fica vagas são oferecidas. Se vagas são oferecidas, oferecem-se vagas.

 

. Aceitam-se reservas até 18h00.

Na voz passiva, a expressão fica reservas são aceitas. Se reservas são aceitas, então aceitam-se reservas.

 

. Procuram-se  voluntários.

Na voz passiva: voluntários são procurados. Se voluntários são procurados, então procuram-se voluntários.

 

 

Precisa-se de funcionários ou precisam-se de funcionários?

Embora esse caso seja muito parecido com o anterior (vendem-se casas), não se engane: o correto, aqui, é precisa-se de funcionários. Isso porque a inversão para a voz passiva não dá certo: funcionários são precisos. Esquisitíssimo, não é? Sempre que a inversão não der certo, o verbo não vai para o plural, pois, na verdade, o “se” indica que o sujeito é indeterminado. Ou seja: alguém não determinado precisa de funcionários. Veja mais estes exemplos:

 

. Necessita-se de doações.

A inversão para a voz passiva fica estranha: doações são necessitadas. Então trata-se de sujeito indeterminado e o verbo fica no singular.

 

. Come-se bem nos restaurantes da cidade.

A inversão da frase para a voz passiva não tem pé nem cabeça: nestes quiosques são comidos bem. Logo, o sujeito é indeterminado e o verbo fica no singular.

 

. Trata-se de pessoas confiáveis.

A inversão para a voz passiva dá pessoas confiáveis são tratadas. Nada a ver! Eis outro caso de sujeito indeterminado, e o verbo fica no singular.

 

 

O grupo de alunos vai ou vão?

O certo é o grupo de alunos vai. Toda vez que o sujeito inclui um substantivo coletivo (grupo, bando, multidão, coleção etc), o verbo concorda com o coletivo.

 

. Uma multidão de clientes formava fila na porta da loja.

. A assembléia de funcionários está votando pelo fim da greve.

 

 

A maioria das pessoas vai ou vão?

A gramática admite as duas possibilidades. No primeiro caso, o verbo concorda com o termo a maioria; no segundo, concorda com a expressão das pessoas. O uso de um ou de outro depende daquilo que se quer destacar – se é a maioria ou se são as pessoas. A mesma regra vale para expressões similares, como a maior parte de, grande parte de, metade de, grande número de. Veja os exemplos:

 

. A maioria das pessoas prefere (ou preferem) fazer compras parceladas sem juros.

. Grande parte das encomendas está (ou estão) com atrasos.

. A metade das vendas foi (ou foram) para clientes pessoa física.

. A maior parte dos negócios aconteceu (ou aconteceram) no segundo semestre.
Veja também: concordância com porcentagens

Cuidado com a pontuação de seus e-mails

Pouca gente se dá conta de como é importante pontuar adequadamente um e-mail. A falta de um simples ponto de interrogação, por exemplo, pode causar um belo mal-entendido. Pontos de exclamação mal empregados chegam a dar impressão de que o autor da mensagem está irritado, enquanto o uso indiscriminado de reticências sugere hesitação.

 

Você já havia parado para pensar nessas “sutilezas”? Se não, vale a pena relembrar a função de alguns sinais de pontuação que as pessoas têm usado a torto e a direito por aí – na verdade, mais a torto do que a direito. 

 

 

Reticências

Sua função é marcar a interrupção de uma frase e indicar:

 

Hesitação, surpresa, timidez, dúvida, suspiro
. E se… e se tiver que viajar amanhã?

. Será que eu vou…. Será que eu fico…

. Esperava encontrar as coisas em ordem… mas que bagunça encontrei!

. Ano após ano, tenho lutado por essa promoção…

 

Uma idéia incompleta, deixada no ar

. Será que…

. Água mole em pedra dura…

. Aquele cara é um…

 

Portanto, cuidado: … se você gosta de separar suas frases com esses simpáticos pontinhos…que servem para tudo… e dispensam a vírgula…. o ponto… e a maiúscula no começo da frase… poderá causar, no leitor de sua mensagem, a impressão de que você é uma pessoa hesitante, insegura ou lacônica.

 

 

Ponto de exclamação

Expressa surpresa, espanto, ênfase ou admiração. Seu uso dá um tom emocional à mensagem:

 

. Preciso deste relatório o mais depressa possível!

. Antônio! O cliente já ligou várias vezes procurando por você! 

. Nosso estoque está se esgotando, temos poucas unidades à venda!

 

Portanto, cuidado!!! Os pontos de exclamação devem ser usados com muito critério na comunicação corporativa, pois podem dar um tom aflito, exagerado ou irritado à mensagem!!!!

 

 

Interrogação

Serve para expressar uma pergunta ou questionamento:

 

. Você tem condições de aprontar o material para amanhã?

. O fornecedor vai entregar o material a tempo?

 

Portanto, cuidado. Se você esquecer de usar o ponto de interrogação no final de uma pergunta, quem lê sua mensagem pode entendê-la como afirmação:

. Você tem condições de aprontar o material para amanhã

. O fornecedor vai entregar o material a tempo

 

 

Ponto

Marca o término da frase. Utilizado em conjunto com a letra maiúscula no começo da frase, o ponto é fundamental para a organização das idéias:

 

. A apresentação do comitê foi ótima. Para mim não ficou nenhuma dúvida. Sobre o projeto novo, decidimos acelerar aquela obra que estava parando. O Jorge estava inspirado. Ao chegar, me ligue.

 

Portanto, cuidado. Se você não marcar onde termina uma frase e onde a outra começa, elas poderão ficar “emboladas”, dificultando a compreensão de quem lê a mensagem:

 

. A apresentação do comitê foi ótima para mim não ficou nenhuma dúvida sobre o projeto novo, decidimos acelerar aquela obra que estava parando o Jorge estava inspirado ao chegar, me ligue

Leia também: Que diferença faz uma vírgula

 

Conheça um curso sobre o assunto

Dicas para montar uma palestra

Já não lhe aconteceu de ouvir um palestrante que viaja na maionese e fala de assuntos que nada têm a ver com o tema? Sentiu-se enrolado por aquele que fala, fala e fala mas não diz nada de interessante? Frustrou-se com um palestrante que não liga coisa com coisa e deixa várias idéias no ar?

 

Situações como essas são comuns, mas podem ser evitadas com um bom planejamento. Planejar significa definir previamente o que será falado, como será falado e por que será falado. Isso ajuda a focar o tema, elaborar um conteúdo atraente e organizar as idéias com começo, meio e fim.

 

Se você está se preparando para dar uma palestra, aqui vão algumas dicas para o seu planejamento. Vale a pena investir algum tempo e esforço nisso. Afinal de contas, você não quer ser protagonista das situações citadas acima, quer???

 

Identifique o público – Se você for convidado para dar uma palestra, procure saber o máximo sobre o público que estará presente ao evento. Pergunte para quem o convida quais são os interesses, expectativas, necessidades e nível de informação dos ouvintes sobre o tema a ser tratado. A partir dessas informações, você terá uma idéia do que as pessoas precisam ou desejam ouvir e poderá criar uma palestra interessante e proveitosa para elas.

 

Defina o objetivo da palestra – Saber o que interessa ao público ainda não é tudo, pois ainda assim você corre o risco de falar sobre várias coisas e não chegar a lugar nenhum. É preciso definir o objetivo da palestra. Ensino meus alunos a utilizar uma frase que os ajudará nessa definição: “Ao final da palestra, desejo que meu público….”, bastando completar a frase com o objetivo desejado. Por exemplo: “Ao final da palestra, desejo que meu público sinta-se motivado a atingir suas metas em vendas” ou “compreenda a importância de trabalhar em equipe” ou “conheça os benefícios da alimentação funcional”.

 

Liste os tópicos da palestra – Tópicos são os assuntos ou pontos que você deverá abordar para que a palestra cumpra o objetivo definido. Liste os tópicos em uma sequência lógica, que ajude o ouvinte a acompanhar seu raciocínio. Depois de listá-los, comece a desenvolvê-los com os conhecimentos que você tem, textos de referência e fontes de informações sobre os assuntos. 

 

Escreva o texto da palestra – Embora possa ser um pouco trabalhoso, isso tem algumas vantagens. Primeiramente, você cria um script para ensaiar até ficar com a palestra na ponta da língua, o que lhe dará muita tranqüilidade e segurança para apresentá-la. Conforme trabalha com o texto, poderá sentir o ritmo da palestra e fazer ajustes se necessário: incluir algumas informações aqui, cortar uma passagem que ficou monótona ali, esquentar o clima com uma anedota acolá… Por fim, se tiver que repetir a palestra tempos depois, basta voltar a estudar o script e em pouco tempo você estará pronto para outra.

E agora, só me resta lhe desejar uma coisa: sucesso com sua palestra!
Leia também: artigo sobre vícios de linguagem   Veja a descrição meu curso sobre esse assunto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Será que você tem vícios de linguagem?

Sim, é bem provável que você tenha pelo menos um vício de linguagem. A maioria de nós tem, por motivos que veremos mais adiante. Mas vamos começar este artigo pelo ponto de partida: de que vícios estamos falando?

 

Os gramáticos definem vícios de linguagem como desvios da norma-padrão (o português correto). Quem trabalha como oratória também usa o termo para referir-se a palavras, expressões e gírias que usamos a todo instante, e são esses casos que abordo aqui. Por exemplo: aí, não é?, certo?, tá, entende?, hã, hum, ééé, enfim, quer dizer, sabe?, olha só, então e outros. O gerundismo – a mania de dizer vou estar ligando e similares – também é um vício de linguagem.

 

O uso repetitivo de certas expressões deve ser combatido, pois empobrece nossa linguagem, cansa os interlocutores e chega a ser motivo de piada. Você mesmo já não tirou um barato de alguém que a todo instante falava “compreende?” ou terminava cada frase como um “né”? Pois então. Somos bons em identificar os vícios dos outros. Só não conseguimos perceber os nossos próprios, mesmo porque são automáticos, são cacoetes.

 

O hábito é um dos fatores que fazem surgir vícios de linguagem. Um típico exemplo são as pessoas que usam o gerundismo: elas se acostumaram a dizer que vão estar fazendo isso e aquilo e usam essa forma de expressão a todo instante. O mesmo acontece com alguns jovens em relação a gírias. Meus filhos, que são adolescentes, não completam uma frase sem dizer tipo, mó ou velho. Um diálogo entre eles é mais ou menos assim:

 

- Nossa, velho, tô mó com fome!

- Tipo eu ontem, mó esqueci de levar o lanche pra escola.

- Mó estômago roncando, velho.

 

Muitas pessoas também caem nos vícios de linguagem porque sua fala é mais rápida que o pensamento. Enquanto o cérebro organiza as idéias, a boca continua falando – e como o pensamento não está completo surgem o né?, o entende ou o enfim, palavras que não dizem nada, apenas ocupam as brechas entre as idéias.

 

Você talvez esteja se perguntando como descobir seus vícios de linguagem. Bem, é muito simples. Basta observar-se para saber se repete alguma palavra ou expressão com muita freqüência. Se essa prática de auto-observação for difícil para você, grave suas conversas ao telefone, por exemplo, ou pergunte às pessoas mais próximas (e sinceras) se elas percebem vícios em sua fala.

 

Tornar-se consciente de um vício de linguagem é o primeiro passo para livrar-se dele. Caso você tenha algum por questão de hábito, eduque-se para não repetir o hábito. Caso seu problema seja falar mais rápido do que pensa, treine-se para falar mais pausadamente: com isso, você dará tempo para completar o pensamento e evitará os enfim, aí e quer dizer. Foi assim que me livrei do incômodo né que usava repetidamente quando comecei a dar cursos. Certo dia me deram um toque que eu falava muito essa expressão, e a partir daí comecei a me policiar e falar mais pausadamente, até banir o né de minhas frases.

Leia também: artigo sobre gerundismo

A importância de expandir o vocabulário

Lembra dos testes de vocabulário que você fazia na escola? Aqui vai um deles, bem simplezinho:

1. Grassa:
(a) engraxa  (b) propaga  (c) encanta

2. Estertor:
(a) ruído respiratório  (b) insrumento cirúrgico  (c) tipo de profissão

3. Aquiescer:
(a) responder   (b) esclarecer   (c) consentir

4. Escusas:
(a) estranhas   (b) desculpas  (c) excluídas

E então, que tal o teste? Fácil? Difícil? Deu vontade de olhar no dicionário? Ou será que você pensou em perguntar algum significado para aquele seu tio que é craque em palavras cruzadas?

Um teste tão limitado não serve para avaliar a abrangência de seu vocabulário, é claro. Meu objetivo foi apenas fazê-lo refletir sobre a importância disso para a vida profissional e o desenvolvimento pessoal.

 

Veja, quanto mais palavras conhecemos, maior é nossa capacidade de expressão e compreensão da realidade, pois é por meio das palavras que adquirimos conhecimento.

 

Um estudo feito nos Estados Unidos demonstra, inclusive, que há uma ligação direta entre o tamanho do vocabulário das pessoas e a posição hierárquica que ocupam na empresa. Segundo essa pesquisa, profissionais que têm ocupações menos qualificadas dominam até 5 mil palavras; os que têm cargo de gerência, até 50 mil palavras; e os altos executivos dominam mais de 50 mil palavras.

 

O ideal é que nosso vocabulário esteja em constante expansão. Para isso, é fundamental cultivar o hábito da leitura, mas a boa leitura: jornais de grande circulação, livros de qualidade, revistas bem conceituadas. Mantenha um dicionário por perto e procure o significado de palavras que não conhece. E já que você consultará o dicionário, memorize a grafia do vocábulo. Conhecer muitas palavras é bom, escrevê-las corretamente é ainda melhor.

Palavras e estão para as idéias como os tijolos estão para as construções. Algumas centenas de tijolos bastam para fazer uma casa de quarto-sala-cozinha-banheiro, mas milhares são necessários para erguer uma catedral. E para edificar um vasto conhecimento e idéias sofisticadas, de quantas palavras você precisaria? Pense nisso.

Agora, confira as alternativas corretas:
1b; 2a; 3c; 4b

 

Ao escrever e-mail, primeiro comunique, depois explique

Na teoria, todo mundo sabe que o e-mail sobre questões de trabalho precisa ser objetivo, claro e enxuto. Mas, na prática, muita gente se enrola para escrever quando o assunto é um pouquinho mais complexo ou precisa-se explicar alguma coisa. Um típico exemplo disso foi o e-mail que recebi de um escritório de contabilidade tempos atrás. Respire fundo antes de ler, você vai precisar. Lá vai:

 

A MP nº 351/07, divulgada no DOU em 22/1/07, alterou o prazo de recolhimento da GPS do dia 2 para o dia 10 do mês seguinte à competência.

 

O art. 62, § 3º, da Constituição Federal/88 estabelece que as medidas provisórias perderão a eficácia, desde sua edição, caso não sejam convertidas em lei no prazo de 60 dias, prorrogável uma vez por igual período.

 

Como até o momento não foi publicada a conversão da referida MP, e na falta de uma norma que venha a estabelecer novo prazo de vencimento da GPS, vigorarão as disposições anteriores à Medida Provisória, ou seja, o prazo de vencimento do INSS voltará para o dia 2 do mês seguinte ao da competência como determina a legislação (art.216 do Decreto nº 3048/99 e art.94 da IN nº 3/05).

 

Com base no exposto, recomenda-se que as empresas, com base na CF/88 e de maneira preventiva, paguem suas contribuições da competência Maio no dia 2/junho, evitando-se possíveis penalidades caso venham recolher no dia 10 conforme previsão na MP nº 351/07.

 

É bem provável que você tenha ficado confuso com a mensagem. Ou será que nem teve paciência de chegar ao final? Quanto a mim, confesso que o e-mail deixou o Tico e o Teco, meus dois neurônios, à beira de um ataque de nervos. MP, parágrafo da Constituição Federal, DOU… Socorro!

 

Mas sabe o que achei pior? Foi que, depois de ter tido certo trabalho para decifrar siglas e e entender que raios estava acontecendo, encontrei a informação que realmente interessava no último parágrafo, que eu traduzi como “desconsidere o que foi dito anteriormente e continue pagando seu carnê do INSS no mesmo dia de sempre”. 

 

Não é incrível? Tanto detalhe, tanta informação, e no final das contas o mais importante eram as três linhas finais da mensagem. Pensando bem, esse e-mail bem que poderia ser assim:

 

Recomendamos que a contribuição para a Previdência Social (GPS) referente ao mês de maio seja paga no dia 2 de junho.

 

Embora esteja tramitando no Congresso Nacional uma Medida Provisória que altera a data desse recolhimento do dia 2 para o dia 10, ela até agora não foi convertida em lei. Assim, permanece, por enquanto, a data atual.

 

Que tal agora? O e-mail melhorou um bocado, não? Observe que a informação mais importante para quem recebe, que é o que fazer, já vai logo no começo da mensagem. Em segundo lugar ficou toda aquela explicação, o por que fazer, mas bem resumida, sem detalhes que só servem para confundir e desviar o foco do que realmente interessa.

 

Entende agora o que quero dizer como “primeiro comunique, depois explique”? Então observe essas dicas:

 

1. Antes de começar a escrever um e-mail, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça?”. Inicie seu e-mail com a informação que levará o leitor a fazer o que você deseja.

 

2. Deixe as explicações ou justificativas para segundo plano. Seja sintético, ou seja, procure explicar-se resumidamente, sem entrar em muitos detalhes. Escreva o que é essencial e da maneira mais simplificada possível.

 

3. Evite o uso de termos técnicos, expressões ou siglas que podem não ser conhecidos pelo destinatário da mensagem. Caso seja necessário usá-los, explique o que significam.

 

Lembre-se de que vivemos em um mundo globalizado que gira em alta velocidade. A agilidade na troca de informações tem de acompanhar esse ritmo, e por isso as mensagens devem ser objetivas, claras e precisas. Se o e-mail é longo ou confuso, quem o recebe não entende direito e manda uma pergunta, e aí você manda uma resposta…. E enquanto se fica nesse pingue-pongue, nada acontece.

 

Veja também um curso sobre este tema